Créanciers, vous souhaitez vérifier la solidité financière de vos clients ? La première étape, essentielle, est de consulter leur extrait Kbis, véritable carte d’identité de la société.
En effet, l’extrait Kbis regroupe l’ensemble des informations dont les tiers doivent avoir connaissance. Cet état sert à communiquer aux clients, créanciers, institutionnels (…) les coordonnées de la société, ses garanties et les intervenants essentiels.
Les points essentiels à retenir :
- Le numéro SIREN : il est composé de 9 chiffer et reste le même de la constitution de la société à sa liquidation, quelles que soient les opérations dont fait l’objet la société (transformation, cession de parts, cession de fonds de commerce, changement d’activité…) ;
- La dénomination sociale est libre, à la différence de l’enseigne qui peut avoir fait l’objet d’un dépôt de marque ;
- Le siège social et l’adresse des établissements : adresse de communication des documents officiels. A noter que l’adresse que procure un bail commercial doit figurer sur l’extrait Kbis pour permettre le renouvellement du bail à échéance ;
- Le capital : garantie à l’attention des créanciers. Il s’agit de l’engagement financier, quelque soit sa nature (apport en numéraire, en nature ou en industrie) des associés vis-à-vis des tiers ;
- La mention de la perte de la moitié du capital : lorsque les capitaux propres sont inférieurs à la moitié du capital social, une mention spéciale est inscrite sur l’extrait Kbis. Les associés disposent d’un délai de 4 mois à compter de la constatation de cette perte pour décider la dissolution ou la continuité de la société malgré la perte et en informer le greffe du Tribunal de commerce ;
- Les représentants légaux : dans les sociétés commerciales seuls les mandataires sociaux apparaissent en ce qu’ils représentent la société. Ils répondent seuls des faits et actes de la société. Dans les sociétés civiles, les associés répondent indéfiniment et solidairement des dettes sociales à l’égard des tiers ;
- Les commissaires aux comptes : ils apparaissent également tout au long de leur mandat.
- Les établissements : identifiés par les 5 chiffres qui suivent le n° SIREN (000xx) les établissements font l’objet d’une déclaration tout comme le siège social. Ces deux entités peuvent être situées au même endroit ;
- Mentions particulières (bas de l’extrait Kbis) : la dissolution (avec ou sans cessation totale d’activité), la cession d’un fonds de commerce ou le changement d’activité sont des mentions auxquelles il faut apporter une attention particulière, notamment lorsque l’on s’engage avec un partenaire commercial.
La consultation de l’extrait Kbis doit s’accompagner de la consultation d’un état des endettements (liste des sûretés grevant le fonds de commerce ou les parts sociales) et de la consultation des avis de parution au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).
L’ensemble de ses documents est payant et téléchargeable sur le site INFOGREFFE.
N’hésitez pas à me consulter pour connaître toutes les précautions complémentaires à adopter dans le cadre de votre politique commerciale.